Depuis quelques semaines, les entreprises ont massivement organisé leur activité en télétravail en mettant à la disposition de leurs salariés plusieurs outils pour échanger à distance. Les nouvelles technologies, bien que très utiles, ne remplacent en rien le manager qui doit lui aussi s’adapter pour assurer un suivi « qualitatif » de son équipe. Voici 3 conseils à mettre en pratique pour manager efficacement à distance.
CONSEIL N°1 : Communiquer
Il est primordial de faire passer vos messages de manière efficace et de donner des consignes claires à vos collaborateurs, mais il est tout aussi important d’écouter vos équipes qui sont susceptibles de rencontrer des difficultés lors de cette période. Vous devrez donc faire preuve d’empathie et de bienveillance, en laissant à chacun du temps pour s’exprimer lors des réunions. Prévoyez quelques exercices pratiques avec votre équipe comme « la météo du jour » qui consiste à faire état de son humeur avant chaque échange ou demandez-leur simplement ce qu’il souhaite partager avec vous. Mettre en place ce type de rituels permet non seulement d’évacuer les inquiétudes, mais aussi, et surtout d’entretenir la relation avec vos collaborateurs.
Dans sa communication, le manager devra également se montrer transparent. Comme tous les êtres humains, vous avez-vous aussi le droit de ne pas savoir. Il ne faut donc pas hésiter à dire qu’à l’heure actuelle vous ne disposez pas de cette information, que vous allez vous renseigner et revenir au plus vite vers votre équipe pour lui donner une réponse.
Pour les points importants, pensez à reformuler ou demander à l’un de vos collaborateurs de le faire à votre place pour être certain que le message est bien passé. La reformulation a ici toute son importance, en particulier dans le contexte actuel, puisque l’utilisation de la visioconférence rend le non verbal moins perceptible.
Pensez aussi à adapter le contenu de vos échanges afin de ne pas surcharger vos réunions collectives surtout si cela ne concerne que très peu de participants.
Enfin, pensez à donner du sens. Passer plus de temps sur le pourquoi, la cible visée et les attendus que sur les outils et le comment.
NB : Le cerveau perd sa concentration lors des réunions qui s’éternisent. Nous vous recommandons de programmer des réunions d’1 h maximum.
CONSEIL N°2 : Faire confiance
Pour organiser intelligemment le travail à distance vous devrez être capable d’actionner les capacités d’autonomie de vos collaborateurs, tout en développant un cadre clair et explicite dans lequel chacun peut s’exprimer librement.
Pour que ce mode de travail tienne ses promesses, il vous faudra trouver un juste équilibre entre liberté et encadrement. Autrement dit, vous devrez faire confiance à vos collaborateurs et n’avoir pour seul juge de paix que le résultat final. Pour ça, vous devrez adapter votre suivi et votre accompagnement en vous appuyant sur des indicateurs de mesure. La méthode SMART, par exemple, permet de définir les rôles et missions de chacun en donnant des échéances avec des éléments attendus et mesurables. Les objectifs fixés devront bien entendu être réalisables et en lien avec les compétences de vos collaborateurs afin qu’ils réalisent sans se décourager ce qui leur est demandé. Là aussi le sens est très important, car il va accroître l’engagement des équipes.
CONSEIL N°3 : Débriefer
Faites des synthèses de vos réunions, de vos dossiers et de leurs avancées pour que chacun de vos collaborateurs sache ce qu’il se passe dans l’entreprise et notamment qui fait quoi.
Usez et abusez des feedbacks en vous appuyant sur des faits et bien évidemment privilégiez les moments individuels pour les réaliser.
Notez tout ce que vous avez observé, les réussites, les points d’améliorations, les interrogations … afin de préparer votre réunion de reprise et faire un débrief précis de ce qui peut être gardé ou amélioré quand vous reprendrez une activité « normale ».
À la reprise, créer un événement chaleureux (petit-déj, goûter…) et profitez-en pour remercier vos collaborateurs pour leur implication, tout ça, dans le respect des gestes barrières, bien évidemment !
Même si cette période inédite bouleverse nos habitudes, elle n’en reste pas moins riche en enseignement et aura permis de faire émerger de nouvelles façons de travailler ou révéler de nouvelles compétences sur lesquelles il sera important de capitaliser par la suite. Il serait d’ailleurs judicieux de profiter de cette dynamique de changement pour adapter avec « bienveillance » l’organisation et le fonctionnement de votre équipe dès son retour.
Même s’il n’est pas toujours évident de changer et de faire évoluer ses pratiques, c’est en sortant de votre zone de confort que vous allez explorer de nouvelles pistes et progresser. Se faire accompagner par un coach peut s’avérer très utile dans ce genre de situation pour passer de la théorie à la pratique tout en ayant une personne qualifiée pour vous motiver, vous challenger et vous encourager.
Vous rencontrez une situation managériale qui vous pose problème ? Faites appel à un coach !
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